Thứ Sáu, 22 tháng 3, 2013

SOẠN BÀI THUYẾT TRÌNH : LẬP DÀN Ý


Bạn đã nắm được cách chọn đề tài và xác định thông điệp cốt lõi cho bài thuyết trình. Bài này sẽ trình bày về cách khai triển thông điệp cốt lõi dựa vào một dàn ý. Đây là bước thứ hai trong quy trình sáu bước để soạn một bài thuyết trình hoàn chỉnh.
Rủi thay, lập dàn ý là bước nhiều người bỏ qua. Cái cớ đơn giản nhất họ thường vin vào là thế này: “Không có thì giờ!” Tôi cho đây là ý nghĩ sai lầm cơ bản, bởi vì việc lập dài ý cho bài thuyết trình là rất quan trọng, và thì giờ bạn dành cho việc này có tác động rất lớn đến sự thành công của bài thuyết trình.

Dàný để làm gì?

Dàn ý là bản vẽ cho bài thuyết trình của bạn.

  • Nó làm nổi bật các yếu tố lý lẽ chính, tức là các điểm lý luận triển khai để phục vụ cho thông điệp cốt lõi bạn muốn trình bày.
  • Nó làm nổi bật các yếu tố cấu trúc, chẳng hạn như lời mở, thân bài, kết luận, các câu chuyện, các quan điểm trừu tượng.
  • Nó giúp nối kết các yếu tố ấy và xếp lại thành một trật tự có trước có sau. Điều này còn giúp bạn phân phối thì giờ hợp lý cho các điểm cần nói trong buổi thuyết trình của mình.

Dàn ý tổng quát

Mẫu lập dàn ý cho bài nói theo các yếu tố cấu trúc:

1. Mở bài
2. Thân bài
3. Kết luận

Tương tự, mẫu lập dàn ý theo các yếu tố lý lẽ:

1. Nói cho họ về điều bạn sẽ nói.
2. Nói cho họ.
3. Nói cho họ về điều bạn đã nói.

Kết hợp chúng lại với nhau, bạn có một dàn ý khởi đầu khái quát:

1. Mở bài (Giới thiệu) – Ghi ra đề tài và thông điệp cốt lõi; liệt kê các điểm chính bổ trợ.
2. Thân bài
a. Chứng minh điểm thứ nhất.
b. Chứng minh điểm thứ hai.
c. Chứng minh điểm thứ ba.
3. Kết luận – Ghi lại các điểm chính yếu; tóm lại thông điệp cốt lõi; lời kêu gọi hành động.

Điều đáng ngạc nhiên là mẫu lập dàn ý gồm ba bước đơn giản như trên lại có tác dụng đối với đa số các đề tài thuyết trình. Công thức cơ bản tương tự trên đây, bạn đã biết từ hồi bắt đầu học môn tập làm văn trên ghế nhà trường, và có thể thấy áp dụng rất nhiều và rất rõ trong các sách tiểu thuyết, truyện ngắn, phim ảnh, báo cáo, email và nhiều hình thức truyền thông khác nữa.

Vài“biến tấu” tham khảo về các dàn ý thuyết trình

Dàn ý dựa trên câu chuyện

Tác dụng của các câu chuyện kể thì khỏi phải nói ở đây. Nhiều diễn giả hàng đầu còn nhấn mạnh cho rằng việc kể chuyện là chìa khóa cho các giao tiếp trong kinh doanh.


1. Nói vài ý mở đầu để thu hút tập trung của người nghe, giới thiệu về đề tài và thông điệp cốt lõi.
2. Kể một câu chuyện: Đưa ra một quan điểm.
3. Kể một câu chuyện khác: Đưa ra một quan điểm khác.
4. Kể một câu chuyện khác nữa: Đưa ra một quan điểm khác nữa.
5. Một kết luận đáng nhớ có sức kết nối lại với nhau tất cả ba câu chuyện vừa kể trên để bổ trợ cho thông điệp cốt lõi.

Dàný cho bài thuyết trình ở hội nghị khoa học

Dàn ý bài thuyết trình cho nhiều cuộc hội nghị khoa học cũng mang dáng dấp của phương pháp khoa học:
1. Nêu ra vấn đề đang cần giải pháp
2. Mô tả một giả thuyết để khảo sát một khía cạnh của vấn đề.
3. Mô tả một thí nghiệm được tiến hành để thử nghiệm giả thuyết kia.
  • Chi tiết 1 – biểu đồ
  • Chi tiết 2 – hình ảnh
  • Chi tiết 3 – mô tả
4. Trưng ra dữ liệu đã thu thập và dữ liệu đã qua phân tích sau đó
  • Phân tích dữ liệu 1 – biểu đồ
  • Phân tích dữ liệu 2 – biểu đồ
  • Phân tích dữ liệu 3 – bảng biểu mẫu.
5. Rút ra các kết luận có liên hệ với giả thuyết ban đầu.
6. Đề xuất các hành động trong tương lai.

Dàn ý cho buổi thuyết trình kêu gọi đầu tư kinh doanh

2. Câu chuyện minh họa cho nhu cầu đối với sản phẩm ABC.
3. Câu chuyện mô tả viễn cảnh về việc sản phẩm ABC này sẽ có tác động cải thiện thế nào cuộc sống của nhiều người.
4. Giới thiệu sơ quát về sản phẩm ABC
  • Lợi ích 1 (tập trung vào các ích lợi, không phải vào các tính năng)
  • Lợi ích 2
  • Lợi ích 3
5. Kêu gọi đầu tư ngay bây giờ
  • Câu chuyện minh họa sức mạnh của đội ngũ công ty làm ra sản phẩm ABC
  • Phân tích thị trường.
  • Các kế hoạch tài chính.
6. Lặp lại lời kêu gọi hành động: “Đầu tư…$ sẽ có được lợi nhuận…$”
Lưu ý là các thí dụ cho các trường hợp cụ thể ở trên thích hợp cho bài thuyết trình ngắn từ sáu đến mười phút.

Nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu

Thứ Ba, 19 tháng 3, 2013

Thuyết trình hiệu quả: 3 sai lầm chết người



Mới đây, tôi nhận được một câu hỏi có nội dung như sau:
Theo kinh nghiệm, anh thấy các diễn giả chuyên nghiệp hoặc những người thường xuyên phải thuyết trình, đọc diễn văn có hay mắc sai lầm không?
Đáng buồn là có! Nhưng còn đáng buồn hơn, con số vấn đề các diễn giả thường vấp phải không chỉ có một, mà là rất nhiều. Trong bài chia sẻ này, tôi sẽ tập trung vào ba vấn đề nổi cộm nhất, có thể gọi là các sai lầm chí tử.
  • Thiếu mục đích
Nhiều người thường xin tôi cho ý kiến về bài thuyết trình họ sắp đem ra trình bày. Và thường thì trước tiên, họ mở PowerPoint, rồi bắt đầu trình bày giải thích nội dung này vấn đề kia. Tuy nhiên, tôi luôn hỏi họ câu này: “Trước khi đi vào chi tiết, xin anh cho tôi biết thông điệp anh muốn gửi gắm qua bài thuyết trình này là gì?
Và khi họ hỏi lại, “Thế ý anh là gì?” (và họ rất thường hỏi thế), thì tôi biết ngay là họ đang gặp một vấn đề lớn hơn cả những slide thiết kế [thường] trông chả ra sao.
Bạn nên biết rằng trước buổi thuyết trình, việc ngồi xem lại các slide bạn đã soạn để nhẩm để ôn chi tiết này vấn đề kia nhưng lại không nắm rõ được thông điệp cốt lõi mình muốn nêu bật qua nội dung bài thuyết trình, thì cũng chẳng khác gì bạn đang ngồi phân tích phê bình kỹ thuật đánh bom của mình trong khi không hề biết tại sao mình lại ở trong cuộc chiến này vậy.
Và vấn đề này – tức là việc không nắm rõ thông điệp cốt lõi mình muốn trình bày – không chỉ có những ai dùng các slide PowerPoint thuyết trình thì mới gặp phải. Đây còn là vấn đề chung, là sai lầm nghiêm trọng mà rất nhiều diễn giả thường phạm phải.
Nếu bạn không nắm rõ về điều chính yếu mình muốn trình bày cho người ta nghe, không biết rõ mục đích nhắm tới qua bài thuyết trình là gì, thì thử hỏi làm cách nào khán thính giả của bạn có thể nắm được những gì bạn sẽ nói?
  • Thiếu hẳn cảm xúc, yếu lửa nhiệt tình
Với tôi, cơ hội để nói trước một đám đông khán thính giả là một món quà tuyệt vời. Bởi vì, việc một ai đó chăm chú nghe mình quả thực đã là một điều sung sướng; mà ở đây, có cả một đám đông sẵn sàng lắng nghe từng lời mình nói, thì đó chẳng phải là một cơ hội hiếm có hay sao?
Nhưng cơ hội này sẽ bị lãng phí hoàn toàn nếu người nói thiếu đi cảm xúc hay ngọn lửa nhiệt tình trong khi thể hiện bài thuyết trình của mình.
Tôi vẫn thường khuyên là để buổi diễn thuyết thành công, bạn phải thực sự yêu mến chủ đề mình nói, phải dồn mọi cảm xúc, phải thổi ngọn lửa nhiệt tình vào những gì bạn muốn chia sẻ với khán thính giả mình.
Nói mà thiếu cảm xúc, bạn sẽ biến bài thuyết trình thành một bài bình ca ru ngủ tuyệt vời. Ngược lại, nếu biết huy động năng lượng cơ thể dồn vào ánh mắt, cử chỉ và hành động diễn tả, bạn sẽ biến bài thuyết trình trở thành một bảnrock sôi động, đầy nhiệt, và giúp lan truyền cảm xúc mạnh mẽ đến khán thính giả. Và lắm lúc, theo kinh nghiệm, tôi thấy những cảm xúc ấy sẽ giúp bạn “che đậy” được những gì còn vụng về trong kỹ năng thuyết trình của mình.
  • Thiếu chuẩn bị
Vấn đề thứ ba nhiều diễn giả thường gặp phải là việc thiếu chuẩn bị cho bài diễn văn và buổi thuyết trình của mình.
Lần nọ, tôi trò chuyện với một anh trưởng phòng mới toanh ở một doanh nghiệp về bài thuyết trình anh sẽ nói trước mọi người trong công ty: một bài tóm tắt trong ba mươi phút về dự án hoạt động cho phòng kinh doanh của anh. Tôi hỏi rằng anh đã chuẩn bị đến đâu rồi, và anh đáp rằng “tôi dành nguyên một buổi tối để soạn bài.” Tôi nhắc anh ta rằng sẽ có 25 con người ngồi đó nghe anh trình bày, và tất cả bọn họ đều có thời khóa biểu dày đặc (chưa nói là lương bổng của nhiều người trong số họ còn cao hơn anh nhiều), và họ mong thấy một bài thuyết trình mang lại hứng thú hay ích lợi nào đó cho họ.
Rồi hai hôm sau, anh bắt đầu buổi thuyết trình. Kết quả: một nửa khán giả ngồi nghe nửa chừng rồi bỏ ra ngoài đi lo việc khác. Một số người thì nán lại để ăn cho hết mấy cái bánh ngọt rồi cũng phủi quần chuồn luôn, trước khi buổi thuyết trình khép lại.
Thế đấy, thiếu chuẩn bị cho buổi thuyết trình tức là:
  • Không chịu phân tích trước để biết đối tượng người nghe là ai, đang muốn gì.
  • Vớ đại một nội dung nào đó thấy dễ nói; thiếu khâu nghiên cứu tìm hiểu đào sâu.
  • Các slide, nếu có, chỉ là một mớ cắt xén, ráp nối cẩu thả, bố cục không lôgíc; và nội dung thì có lẽ cùng lắm chỉ có mấy cái gạch đầu dòng là hết.
  • Không kỹ lưỡng đọc lại, biên tập lại nội dung, bổ sung hình ảnh minh họa, làm cho cấu trúc bài nói, hay slide thuyết trình, mơ hồ và rời rạc.
  • Không dành thì giờ để nhẩm lại bài nói, ôn tới ôn lui cho nhuần nhuyễn, để nắm cái trước cái sau; dẫn đến dễ nói lung tung, sa đà vào các chi tiết phụ, không biết đường “hạ cánh” và rất dễ làm “cháy” thời gian.
Và nói cho cùng, việc thiếu chuẩn bị như thế sẽ gây ra nhiều điều đáng tiếc. Không những bạn sẽ không thuyết phục được khán thính giả, mà còn làm cho họ cảm thấy bị xúc phạm nặng nề vì vừa thiếu tôn trọng lại vừa làm lãng phí thời gian quý giá của họ.
Ai cũng có thể mắc sai lầm. Điều khác biệt là hạn chế tối đa chúng. Nếu bạn muốn bài thuyết trình của mình hoàn hảo nhất có thể, hãy tham dự khóa học.

Nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu